Datenschutzmitteilung

Datenschutzerklärung für Geschäftskontakte

Einleitung
Dieses Dokument dient dazu, Sie als Geschäftskontakt, Geschäftspartner*in und Kunden/Kundin der Hanke-Service GmbH über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren.

Personenbezogene Daten
Der Begriff personenbezogene Daten beinhaltet sämtliche Informationen, die auf Sie als natürliche Person bezogen werden können. Hierzu zählen auch diejenigen Informationen, die Ihnen nur indirekt, etwa mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung zugeordnet werden können. Als identifizierbar wird auch eine Person angesehen, die anhand von einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Umfang des Anwendungsgebiets; Verantwortliches Unternehmen für Ihre Daten
Die Hanke-Service GmbH ist für die Verarbeitung Ihrer Geschäftskontaktinformationen und vertragsrelevanter Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihnen, Ihren Mitarbeitenden und/oder Ihrem Unternehmen verantwortlich.

Kontaktdaten des Verantwortlichen
Hanke-Service GmbH
Vertreten durch die Geschäftsführung
Monika Hanke und Sascha Hanke
Ostdamm 143
48249 Dülmen
Telefon: +49 2594 2485
E-Mail: info@hanke-service.de

Welche Daten verarbeitet die Hanke-Service GmbH?
Die Hanke-Service GmbH verarbeitet im normalen Rahmen der Geschäftsbeziehung und des Vertragsgeschäfts folgende Arten an personenbezogenen Informationen.

a) Geschäftskontaktdaten

• Vor- und Nachnamen, die geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse und die geschäftliche postalische Adresse von Auftraggeber*innen;
• Vor- und Nachnamen, die geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse und die geschäftliche postalische Adresse von Personen am Einsatzort, die durch Auftraggeber*innen beauftragt wurden;
• Weitere Informationen zu Ihrer Position in Ihrem Unternehmen und den Tätigkeiten in Bezug auf die Hanke-Service GmbH;
• im CRM gespeicherte Angaben zum Geschlecht und Geburtsdatum;
  Informationen, die zur Einhaltung und zum Risikomanagement erforderlich sind

Diese Daten werden im Folgenden „Geschäftskontaktdaten” genannt.

b) Vertragsrelevante Daten

• Vor- und Nachname, Geschlecht, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Zuständigkeit von Geschäftspartner*innen, Kund*innen sowie Lieferant*innen und eigenen Mitarbeitenden;
• Personenbezogene Daten von natürlichen Personen im Zusammenhang mit einer Beauftragung;
• Personenbezogene Daten, wie Bankverbindungsdaten, Steuernummern, Buchungsnummern, sowie sonstige Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten von natürlichen Personen.

Diese Daten werden im Folgenden „vertragsrelevante Daten” genannt.

Was macht die Hanke-Service GmbH mit den Daten?
Die Hanke-Service GmbH führt im normalen Rahmen der Kundenbeziehung und des Vertragsgeschäfts folgende Verarbeitungstätigkeiten (Zwecke) durch:

• Es werden Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevante Daten verarbeitet, um Verträge mit Ihnen als Geschäftspartner*innen oder mit dem Unternehmen, das Sie vertreten, abzuschließen, durchzuführen, zu erfüllen und zu beenden.
• Die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanten Daten werden im CRM-Programm der Hanke-Service GmbH abgespeichert und verarbeitet, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen und Ihrem Unternehmen einzurichten und zu pflegen;
• Es ist möglich, dass die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevante Daten für das interne Berichtwesen verarbeitet werden.
• Die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanten Daten werden im Rahmen von Angeboten verarbeitet.
• Die Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanten Daten werden zur Einhaltung und bezüglich des Risikomanagements (Dokumentation, Trend-Analyse) Ihres Unternehmens verarbeitet;

Allgemeine Informationen
Ihre Rechte
Sie haben auf Anfrage hin das Recht, Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).

Sie haben zusätzlich das Recht, eine Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO), das Recht, eine Einschränkung von zu umfangreich verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO), sowie das Recht, eine Löschung von rechtswidrig verarbeiteten personenbezogenen Daten oder von Daten, die (soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Daten und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DS-GVO vorliegen) zu lange aufbewahrt werden, zu verlangen (Art. 17 DS-GVO). 
Des Weiteren haben Sie das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie der Hanke-Service GmbH bereitgestellt haben, zu erhalten (Art. 20 DS-GVO), sofern Sie die Daten im Rahmen einer Einwilligungserklärung oder zur Erfüllung eines Vertrages an uns übergeben haben. Sie (oder eine von Ihnen benannte dritte Partei) erhält / erhalten die Daten in einem strukturierten, üblicherweise verwendeten und maschinenlesbaren Format (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wir weisen auch auf Ihr Widerspruchsrecht hin, der Datenverarbeitung in unten genanntem Abschnitt (b) (Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten) zu widersprechen Art. 21 DSGVO).  

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie eine E-Mail an folgende E-Mail-Adresse schreiben: info@hanke-service.de. 

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). 

Allgemeine Informationen über die Rechtsgrundlage sämtlicher unten angegebenen Prozesse
Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten
Die Verarbeitung von Geschäftskontaktdaten seitens der Hanke-Service GmbH basiert auf Art. 6 UAbs. 1 lit.  f DS-GVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit.  f DS-GVO rechtmäßig, wenn die Verarbeitung für den Zweck der berechtigten Interessen, die die Hanke-Service GmbH verfolgt, erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Das berechtigte Interesse der Hanke-Service GmbH besteht in der Nutzung und Unterhaltung der Kontaktdaten von Vertragspartner*innen und untergeordneten Auftraggeber*innen.

Darüber hinaus können Sie diese Datenverarbeitung im Allgemeinen ablehnen, wenn es hierfür Gründe in Ihrer besonderen Situation gibt, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Sie können, wenn Sie dies tun möchten, diesbezüglich eine E-Mail an die Geschäftsführung von Hanke-Service GmbH schicken.

Verarbeitung von vertragsrelevanten Daten
Die Verarbeitung von vertragsrelevanten Daten seitens der Hanke-Service GmbH basiert auf Art. 6 UAbs. 1 lit. b DS-GVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. b DS-GVO rechtmäßig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Die Hanke-Service GmbH verarbeitet die vertragsrelevanten Daten zur Erfüllung eines Vertrages zur Schädlingsbekämpfung mit ihren Kund*innen, einschließlich von damit zusammenhängenden Kunden- und Serviceleistungen.

Allgemeine Informationen über die Firma Günther Business Solutions GmbH als Empfängerin von Daten
Die IT-Programme, mit denen Ihre Daten verarbeitet werden, werden von der Günther Business Solutions GmbH gehostet. Diese führt in diesem Rahmen lediglich Datenverarbeitungstätigkeiten im Auftrag und gemäß den Weisungen der Hanke-Service GmbH durch.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern von Daten
Die Hanke-Service GmbH übermittelt nur dann Daten an Dritte, wenn dafür eine rechtliche Grundlage vorliegt, wie insbesondere eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte, die Durchführung eines Vertrages dies erfordert, eine Interessenabwägung dies rechtfertigt oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind. Im Übrigen erfolgt eine Datenübermittlung nur an externe Dienstleister, die die Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten.

Innerhalb der Hanke-Service GmbH erhalten nur diejenigen Mitarbeitenden die personenbezogenen Daten, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind und benötigt werden.

Allgemeine Informationen über den Aufbewahrungszeitraum
Daten von Geschäftskontakten und vertragsrelevante Daten werden im Allgemeinen nur dann gelöscht, wenn Sie eine weitere Verarbeitung ablehnen.
Sämtliche personenbezogenen Daten von Geschäftskontakten, Geschäftspartner*innen und Kund*innen, die im Rahmen des Abschlusses und der Durchführung eines Vertrags verarbeitet werden, werden gemäß den geltenden nationalen Aufbewahrungsvorschriften (insbesondere Steuer- und Handelsrecht) für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren aufbewahrt.

Informationen gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO
Die Bereitstellung von Geschäftskontaktdaten und vertragsrelevanter Daten ist zum Abschluss oder zur Durchführung und Abwicklung einer Vertrags- / Geschäftsbeziehung erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Es hat keinerlei Folgen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen. Die Verwendung Ihrer Kontaktdaten als unser/e Ansprechpartner*in fördert jedoch die Geschäftsbeziehung zwischen der Hanke-Service GmbH und Ihrem Unternehmen/Ihnen als Privatperson.